山东工艺美术学院公文处理工作规程

山东工艺美术学院

公文处理工作规程（修订）

第一章 总则

第一条 为推进公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文办理工作效率和公文质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合我校工作实际，特修订本规程。

第二条 学校公文（包括文件与函件，下同），是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范性体式的文书，是传达贯彻党和国家方针、政策、法规、规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。行文应当确有必要,注重实效,努力减少文件数量,压缩发文篇幅。

第四条 党委办公室、学院办公室（以下简称党办、院办）是全校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各部门的公文处理工作。

第五条 全校各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，由专人负责。各部门主要负责人为本部门公文处理工作第一责任人。

第六条 全校各部门应当积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统进行。

第二章 公文种类

第七条 学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求全校各部门或各有关单位执行或周知事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示或批准的事项。

（九）批复。适用于答复下级部门请示的事项。

（十）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。下级机关向上级机关报送“意见”，适用于报请上级机关予以批转或转发。

（十一）函。适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文及专题会议纪要应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、会议纪要和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文等，应将联系人、联系电话等作为附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十二条 校党委以“中共山东工艺美术学院委员会”、校行政以“山东工艺美术学院”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十三条  学校内设机构除党办、院办外不得以学校名义对外正式行文。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十五条 向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二） 以学校党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，部门负责人核稿，分管校领导审签后，由党办、院办审核、报送学校领导签批，统一编号行文。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

第十六条 向全校各部门行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：

（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。

（二）学校党委、行政可向全校各部门单位行文。

（三）党办、院办根据学校党委、行政授权，可以向全校各部门单位行文，学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。

（四）以学校名义下发的公文，涉及多个部门职权范围内的事务应协商并会签，部门之间未协商一致的，不得擅自行文。

第十七条 同级或者不相隶属的部门之间行文，为平行文，一般用函等文种。

第十八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文规定仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的；已发布领导讲话、印发会议纪要的；可用电话、传真、邮件等其他手段办理的；没有实质性内容、可发可不发的。

从严控制公文制发规格。部门职责范围内的常规工作、事项，可以部门名义发布通知的，不以学校名义行文；学校管理中综合协调的事务，可以党办、院办名义行文的，不以学校名义行文。通过网络公开发布的公文，不再下发纸质公文。从严控制以会议名义突击制发公文。

第五章 公文拟制

第十九条 我校公文主要包括 :

（一）校党政文件。

（二）党办、院办文件。

（三）校函件。

（四）校机关部处室函件。

（五）会议纪要。

第二十条 学校党政文件（含党政任免文件）为学校一级公文，主要用于校内发布重大决定事项、通报事项、重要工作部署、全局性规章制度、批复和任免事项,向省委、省政府或省委高校工委、省教育厅等上级主管部门请示、报告工作,以及转发省委、省政府、教育部文件等。

（一）学校党委文件使用“中共山东工艺美术学院委员会”套红文头，发文代字采用“鲁工美党字”；党委任免文件使用“中共山东工艺美术学院委员（通知）”套红文头，发文代字采用“鲁工美党任”。学校党委文件和党委任免文件均加盖“中国共产党山东工艺美术学院委员会”印章。

（二）学校行政文件使用“山东工艺美术学院”套红文头，发文代字采用“鲁工美院字”，加盖“山东工艺美术学院”印章。行政任免文件使用“山东工艺美术学院任免通知”套红文头，发文代字采用“鲁工美院任”，加盖院长名章。

第二十一条 党办、院办文件为学校二级公文,主要用于布置专项工作,通知有关事项,印发非全局性管理规定，转发省委高校工委、省教育厅文件等。

（一）党办文件使用“中共山东工艺美术学院委员会办公室”套红文头,发文代字采用“鲁工美党办字”，加盖“中共山东工艺美术学院委员会办公室”印章。

（二）院办文件使用“山东工艺美术学院院长办公室”套红文头,发文代字采用“鲁工美院办字”，加盖“山东工艺美术学院院长办公室”印章。

第二十二条 函件主要用于一般性或常规性工作的安排、通知,与有关部门、单位商洽事项等。学校函件使用“山东工艺美术学院”套红文头，加盖学校党政印章。学校机关部处室函件使用“山东工艺美术学院部处室函件”套红文头,盖发部处室印章，自主编号，自主管理。

第二十三条 学校党政文件，党办、院办文件，学校函件以及会议纪要，均由党办、院办负责统一制定发文代字,发文代字根据《山东工艺美术学院内设机构及人员编制方案》以及工作需要设计和调整。

第二十四条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

（一）公文眉首包括文件名称、发文字号等内容。

（二）公文正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、发文机关、发文日期、印章等。

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上单位。向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明；如需同时送其他单位，可用抄送形式。

附件指正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

公文除会议纪要外，应当加盖发文机关印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿压年月日。

（三）公文文尾部分包括抄送机关、印发机关、印发日期等。公文为函件时，文尾只包括抄送栏，一般不注印发机关和印发日期。

第六章  发文办理

第二十五条 发文办理指以本校或本部门名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审签、拟办、复核、签发、校对、缮印、分发等程序。要强化规则意识，明确各个环节的责任，提高公文质量。制发文件、函件应当遵照以下程序:

（一）主办单位拟稿并核稿；

（二）分管领导审签；

（三）党办、院办进行文字处理、拟办、复核；

（三）学校领导审签或经传阅会签、集体研究讨论后签发；

（四）主办单位校对；

（五）党办、院办编号、制版、发布；

（六）党办、院办用印并留存2份文件，按年度立卷交学校档案室归档。

第二十六条 学校党政文件、学校函件由承办的部门（简称“主办单位”，下同）拟稿，填写“山东工艺美术学院发文处理单”。凡文稿内容涉及其他部门职责权限的，主办单位应与有关部门协商、会稿后送党办、院办按程序办理；未协商一致的公文拟稿, 党办、院办不予受理。会稿中遇有分歧意见时,有关部门要从大局出发,相互配合,协商一致。经协商仍不能达成一致时,有关部门应列明各自理据,报分管校领导协调或审定,重大问题可提交有关会议研究决定。

主办单位、拟稿人应认真拟稿,公文拟稿做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义,日期表述应当写明年、月、日。

（五）公文结构层次序列,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”；公文正文中的数字, 除成文日期、部分结构层次序数和惯用语、缩写语中作为词素的数字使用汉字外,一律使用阿拉伯数字。

（六）公文标题应当准确简要的概括公文内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

（七）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，拟稿部门必须主动与有关部门协商会签，征求意见，达成一致后方可行文。

（八）各部门要高度重视公文拟稿工作，不断提高公文写作水平，部门负责人应当主持、指导重要公文拟稿工作。

（九）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，拟稿部门应当提出初步意见。涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

第二十七条 部门主要负责人应切实履行核稿人责任，重点对公文规格、文稿结构、语言规范、行文关系、依法行政等问题进行严格把关。核稿后必须签名并注明日期,以示负责。

第二十八条 经主办单位负责人核签的文稿,由分管校领导审阅签发，送党委办公室、学院办公室进行文书规范处理和严格审核把关。审核的重点是:

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

经审核不宜制发的公文文稿，党办、院办将予以退回；对于不符合办文格式和程序、行文逻辑混乱的文稿，党办、院办将退回主办单位重拟；党办、院办审核后认为符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办单位修改后重新报送。

第二十九条 学校党政文件，一般须经党办、院办负责人复核。属于综合、全面、重大事项的，诸如事业发展计划和规划、重大政策的制订颁发和改革项目的出台、人事任免、机构设置、重要外事活动、额度较大的财务分配和开支、向省教育厅等上级有关部门上报的重要请示、报告等，由学校党政主要负责人签发；属于某个方面工作的，由分管校领导审签；如属涉及两位或两位以上校领导分管的工作，送有关校领导审阅并会签后由学校党政主要负责人签发。各部门不得直接送学校党政主要负责人签发文件。一般情况下，学校党政主要负责人不直接受理和签发未经办公室复核、拟办的文件。

公文应当经学校负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导或者主要领导委托的负责人签发;涉及某一方面工作的公文，由分管校领导签发。党办、院办根据学校授权制发的公文，由党办、院办主任复核，或者报请分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第三十条  审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、 圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。审批、 修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。电子公文运转中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。

第三十一条  以学校党政名义制发的公文，由学校领导签批后，还需经过以下程序：

（一）复核校对。文件制发前党办、院办对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号；按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制主办单位必须对公文清样稿认真校对，并承担相应责任。文稿内容原则上不再改动，特殊情况需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）印制核发。以学校名义印发的公文及函件由党办、院办印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。根据工作需要和文件属性，公文印发后由党委办公室、学院办公室负责上网发布。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过办公自动化系统发布，不再以纸质形式下发。

第三十二条 各部门报送公文，须在对应的发文处理单上由部门主要负责人签署意见，如涉及多个单位需请相关单位主要负责人会签，手续齐全后及时报党办、院办审核、流转，公文一般不允许直接送校领导签批。对可能成为秘密的事项，部门先行采取保密措施，经本部门的主要负责人审核签字后，迅速提交学校保密委员会办公室申请确定密级。

第七章  公文管理

第三十三条  各部门应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十四条 各部门应当由专人统一管理公文，涉密部门要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十五条 学校各部门在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由学校保密委员会办公室负责。

第三十六条 公文的印发传达范围应当按照主办单位的要求执行；需要变更的，应当经主办单位批准。

第三十七条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当到学校保密委员会办公室履行审批手续，复制、汇编的公文视同原件管理；复制件应当加盖复制戳记，汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和最长保密期限标注。

第三十八条 公文的撤销和废止，由主办单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各部门应当根据情况变化及时废止文件。

第三十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条 新设立的部门应当向党办、院办提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为主办单位，部门合并或者撤销时，进行相应调整。

第八章  附  则

第四十二条 学校公文包括纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过山东工艺美术学院办公自动化系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本细则执行。

第四十三条 本规定由党办、院办负责解释。

第四十四条 本规定自发布之日起施行。《山东工艺美术学院公文处理工作规程》（鲁工美院党办字〔2010〕1号）同时废止。