关于印发《山东工艺美术学院人物档案管理办法（修订）》的通知

关于印发《山东工艺美术学院人物档案管理办法（修订）》的通知

各部门、单位：

《山东工艺美术学院人物档案管理办法（修订）》已经院长办公会议研究通过，现予印发，请遵照执行。

                                                                                                                                     院长办公室

                                                                                                                                     2021年4月13日

山东工艺美术学院

人物档案管理办法（修订）

第一章 总则

第一条  为了铭记历史业绩，有益当代，垂训后世，弘扬有关人物在教学科研工作和学校建设与发展中做出的突出贡献，维护人物的历史地位，促进学校的教学、科研和人才培养，增进学术文化交流，依据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》及《山东省著名人物档案管理办法》等规范要求，山东工艺美术学院档案室（馆）设立“人物档案库”，专门收藏山东工艺美术学院有关人物的档案资料。为加强和规范人物档案资料的收集、管理和利用，特制定本办法。

第二条  本办法所指人物档案，是指具有重大贡献和影响的人物，在国内外从事教学科研、党政管理活动中形成的具有珍贵保存价值的著作、论文、证书、照片、图表、实物、声像、电子文件等材料，均属于人物档案。

第三条 人物档案由档案室（馆）集中统一管理和提供利用。  

第二章 收集

第四条 人物档案的收集对象：凡我校教职工在国内外享有较高的学术地位和知名度、对学校和社会发展具有突出贡献，对社会有较大影响的个人。符合本文件规定的条件，作为人物档案收集的对象。

第五条 人物档案的收集原则：人物在教学、科研工作中形成的，真实反映其学术贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。

第六条 人物档案的收集内容：

（一）在省级及以上美术与设计综合展览、单项展览中获奖的作品，包括作品原件与获奖证明原件；

（二）在省级及以上报纸、专业期刊、综合类核心期刊上发表的作品原件；

（三）出版的专著、画册、主编（含副主编）的教材；

（四）在公开出版的报纸、刊物、论文集发表的论文、调研报告、艺术评论等；

（五）在国内外学术会议交流的论文、研究报告；

（六）主持（或作为主要参加人）完成的科研项目，包括项目批文、项目内容简介及项目主管部门的鉴定验收材料；

（七）为社会、企事业单位设计或制作的、有较大社会影响的作品，包括作品的作品原件、图片、内容简介及被采用的证明材料；

（八）专利，包括有关专利的成果简介、鉴定材料、授权证明等；

（九）参加国内外重要学术及文化活动的材料；

（十）社会对人物研究、评价的资料；

（十一）人物社会兼职及学术兼职的材料（聘书）；

（十二）人物获得的荣誉称号的证书；

（十三）记录人物形象、成就和贡献的图片、录音、录相资料；

（十四）参加省部级及以上代表会议、国内外重要学术会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、光盘、录音、录像等材料。

第七条 人物档案的收集办法：

（一）依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及其他法规进行收集；

（二）有关教学、科研单位依据国家规定向学校档案室（馆）移交人物档案；  

（三）档案所有者向学校档案室（馆）捐赠、寄存人物档案资料；

（四）对散存在校外的人物档案进行征购、复制或交换；

（五）学校档案室（馆）与档案所有者商定的其他收集方式。

第八条 学校档案室（馆）收集人物档案时应与移交单位或个人办理交接手续，填制清单一式两份，学校档案室（馆）与移交单位或个人各执一份。

第九条 单位、个人向学校档案室（馆）移交、捐赠人物档案时，学校档案室（馆）向移交、捐赠者颁发移交或捐赠证书。

 第十条  向学校档案室（馆）寄存的人物档案，学校档案室（馆）与档案所有者或其代理人签订寄存协议，并颁发寄存证书。

第三章 整理

第十一条 人物档案的整理原则是：遵循人物档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映人物教学、科研工作的本来面貌，便于保管和利用。

第十二条 人物档案的整理方法:

（一）人物档案的整理应当分类清楚，组卷合理，排列有序，装订整齐；

（二）以人物划分全宗，全宗内采用“问题—年代”分类法；

（三）人物档案按类组卷。根据每类档案材料的多少结合其形成时间组成一个或若干个案卷。组卷应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。

第四章  保管

第十三条 人物档案的保管期限应确定为永久。

第十四条 山东工艺美术学院档案室（馆）内设人物档案库，专门保管全校人物档案。

第十五条 山东工艺美术学院档案室（馆）应定期检查人物档案的保存状况，对破损、变质的档案及时修复或复制。

第十六条 山东工艺美术学院档案室应建立人物档案数量、质量统计制度，每年对档案的接收、调阅等情况进行登记、统计。

第五章  权益与责任

第十七条 人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案室（馆）应当维护其合法权益。

第十八条 人物档案形成者或捐赠者须将新形成或新发现的档案资料，及时送交学校档案室（馆），保持人物档案资料的完整与安全。

第六章  利用

第十九条 档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的，学校档案室（馆）将严格按照接收、捐赠手续或寄存协议，在对外提供利用时进行保密或限制使用；上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的，学校将按国家规定和实际需要向社会提供利用。

第二十条 利用人物档案的单位和个人，应当确保档案完整与安全，不得拆取卷内文件，不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁，不得私自复制。

第二十一条 人物档案的利用形式：

（一）向有关单位提供人物档案；

（二）与有关单位或个人联合开展人物档案学术研究；

（三）配合宣传教育及其他纪念活动，举办人物档案展览；

（四）为专家、学者的研究提供咨询与服务。

第七章 借（查）阅

第二十二条  人物档案属于个人资料，查阅人物档案须征得档案所属人同意。

第二十三条  借（查）阅人物档案原则上仅限在阅档室查阅利用，不得借出；特殊情况必须借出者，须档案所属人和申请部门领导签字许可。

第二十四条  借（查）阅人物档案资料，必须办理借（查）阅手续，借用时间不得超过两周；需延长借阅时间者，要重新办理借阅手续。

第二十五条  未经档案所属人同意，人物档案材料不得复制。因特殊情况须抄录、复印少量内容者，须登记备案，并严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露。

第八章  奖励与处罚

第二十六条 学校对在人物档案工作中做出显著成绩，或者捐献重要、珍贵档案的，应依据《中华人民共和国档案法》的规定给予奖励，并颁发证书。

第二十七条 对故意损毁、涂改、伪造或者擅自复制、提供、公布、出卖人物档案的责任人员，根据档案的价值、数量和情节轻重，依据《档案法》和《山东省档案条例》的规定给予处罚。造成损失的，应当按照规定赔偿损失。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第九章  附则

第二十八条  本办法由山东工艺美术学院档案室（馆）负责解释。

第二十九条  本办法自修订之日起施行。《山东工艺美术学院人物档案查（借）阅制度》（鲁工美院办字〔2012〕3号）废止。

附件：1．捐赠协议

2．保管协议

3．人物档案借（查）阅申请表

附件1

保 管 协 议

 合同编号 ：

    签订时间：

    签订地点：

甲方：

乙方：

   为了表彰甲方在山东工艺美术学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献，乙方为甲方建立“人物档案”，甲方自愿将部分个人物品、资料交乙方保管，经双方友好协商，就保管事宜，达成如下协议，双方共同信守。

   一、保管物品、资料名称

   二、保管方式

乙方免费为甲方保管前述物品、资料。

甲方委托乙方保管的物品、资料陈列于“山东工艺美术学院人物档案室”，可用于乙方展览和教学研究，未经甲方同意乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途，否则，甲方可以解除本合同，收回被保管物品，乙方因此取得的收益归甲方所有。

甲方如转让被保管物品、资料，在同等条件下乙方有优先取得权。

三、保管期限

保管期限暂定   年，期满甲方未提出收回，乙方可继续保管。

保管期间甲方因个人需要使用被保管物品，可随时取回被保管物品，使用完毕后继续由乙方保存。

四、保管方法

乙方应采取适当的方法妥善保管甲方物品、资料，并充分听取甲方的保管及保存意见。因乙方保存不当，致使被保管物品毁损、丢失，乙方应予以赔偿。

甲方可随时检查被保管物品、资料，并提出意见和建议，对于甲方的查询，乙方应如实答复。

五、被保管物品、资料的交付时间、地点及方式

交付时间：甲方于 年  月  日前向乙方交付被保管物品、资料。

交付地点：甲方所在地或双方协商的地点。

交付方式：甲方直接向乙方交付被保管物品、资料，乙方向甲方出具“委托保管单”，甲方应妥善保存“委托保管单”，如因“委托保管单”丢失，致使被保管物品被冒领，乙方不承担赔偿责任，乙方有过错的除外。

六、其他

本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。

甲方：                              乙方：

  年   月   日

附件2

捐 赠 协 议

  合同编号：

      签订时间：

      签订地点：

甲方（捐赠方）：

乙方（受赠方）：

为了表彰甲方在山东工艺美术学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献，乙方为甲方建立“人物档案”，甲方自愿捐献部分个人所有的物品、资料，经双方友好协商，就捐赠事宜，达成如下协议，双方共同信守。

一、捐赠物品、资料名称

二、捐赠物品、资料的用途

甲方捐赠的物品、资料陈列于“山东工艺美术学院人物档案室”，仅用于展览和教学研究，未经甲方同意乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途，否则，甲方可以收回捐赠物品、资料。

三、捐赠物品、资料的交付时间、地点及方式

交付时间：甲方于 年  月  日前向乙方交付捐赠物品、资料。

交付地点：甲方所在地或双方协商的地点。

交付方式：甲方直接向乙方交付捐赠物品、资料，乙方向甲方出具接受捐赠物品、资料证明。

四、捐赠物品、资料的保管

乙方应采取适当的方式、方法妥善保管甲方捐赠的物品、资料，并充分听取甲方的保管及保存意见。

甲方可随时检查捐赠物品、资料的保管及使用，并提出意见和建议，对于甲方的查询，乙方应如实答复。

五、其他

本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。

甲方：                            乙方：

   年   月   日

附件

人物档案借（查）阅申请表

山东工艺美术学院院长办公室               2021年4月13日印发